Lección 3. Gestionando las solicitudes de información.

En la lección 1 explicaba como ordenar la información del inmueble en un documento. En la lección 2, buscábamos aquellos portales inmobiliarios más adecuados dependiendo del producto que estemos vendiendo. En la lección 3 voy a explicar brevemente como hago yo personalmente la gestión de solicitudes de información y visitas, creo que a más de uno le puede resultar también útil.

Desde luego que no son tiempos de recibir grandes volúmenes de solicitudes de información o visitas, y quizás precisamente por eso deberemos aprender a gestionar lo más eficientemente posible la cartera de clientes. Normalmente se suele utilizar algún programa de gestión inmobiliaria, que te permiten además hacer cruces de oferta y demanda. Sin embargo, los programas de gestión inmobiliaria en mi opinión, tienen principalmente dos inconvenientes: 1. que son "cerrados" en el sentido de que tienes que ajustarte a los datos y la estructura del programa, y 2. el coste. Se puede hacer una gestión de clientes usando la agenda de contactos del Outlook (a partir de la versión 2003), y siempre que se trate de pequeñas carteras de clientes:

Cada persona interesada en alguno de nuestros productos será un nuevo contacto, de esta manera que si recibimos una solicitud de información por mail del inmueble que hemos anunciado, copiaremos los datos de esa solicitud como un nuevo contacto de la lista de contactos del Outlook. A cada contacto se le pueden asociar una o varias categorías. Las categorías serán los inmuebles que tengamos, y por lo tanto habrá que añadir una categoría nueva por cada inmueble. Asociamos el contacto con la categoría a la que pertenece, o lo que es lo mismo con el inmueble por el que se ha interesado. En el campo de notas del contacto es posible introducir cualquier tipo de información sobre el contacto para hacerle un seguimiento.

La principal ventaja de este sistema de categorías de Outlook, es que puedes agrupar los contactos por inmuebles, y pedir que te saque una listado de personas que se han interesado en determinado inmueble, y poder ofrecerles otro similar. Además cuentas con enormes posibilidades para hacer búsquedas, filtrados, integración con la agenda y mail, etc.

Hace un tiempo estuve pensando en migrar el sistema de contactos de Outlook a alguno de los sistemas de gestión de contactos online que existen, más que nada para poder disponer de mi cartera de contactos en cualquier sitio, pero la verdad que no me terminó de convencer ninguno de ellos. Si conocéis alguno que merezca la pena, no dudéis en comentarlo.

Por último, comentar que la forma más cómoda de gestionar una primera solicitud de información, es hacerle llegar al interesado el dossier que habíamos elaborado en la lección 1, bien enviándoselo por mail o mandandole el link del documento en Scribd. De esta manera, si el interesado vuelve a contactar con nosotros, querrá decir que efectivamente está interesado y que además conoce toda la información básica del inmueble.

Y creo que con esto hemos dado un repaso interesante a la forma de poner anuncios por Internet así como de hacer una gestión de solicitudes de información. Como siempre, invito a que aportéis vuestras experiencias en este ámbito.

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Lecciones anteriores:
Lección 1. Ordenando la Información.
Lección 2. Seleccionando los portales inmobiliarios.